Die OfficeWare Datenzentrale – Struktur schafft Vertrauen

Die Aufgabengebiete in einem Planungsbüro, wofür heute unbedingt Software-Werkzeuge benötigt werden, teilt man gerne in drei Bereiche ein: 

• Das Kerngeschäft als wichtigster Bereich, also die Erledigung von Planungs- Berechnungs- und Baustellenarbeiten
  
  
• Das Controlling, also die monetäre Betrachtung vom Angebot, über das Projektmanagement, bis zur Rechnungsstellung, alles positions- und niederlassungsbezogen. Hier gehört, je nach Bürogröße, auch das Ressourcenmanagement und die Auslastungsplanung dazu, wobei hier zu beachten ist, dass es nicht wie bei einem 7-tägigen Urlaub abläuft, wo für die Anreise und Abreise jeweils 2 Tage erforderlich sind. Also mit anderen Worten, der Aufwand darf nicht größer als der Nutzen sein.
  
  
• Der dritte – und eher lästige – Bereich ist die Büroorganisation inklusive Kommunikation, also alles, was mit Ablage, Wiederfinden und Datenaustausch zu tun hat.

Wie unterstützt nun OfficeWare die Arbeiten für die drei genannten Bereiche:

• Das Kerngeschäft wird durch ein umfangreiches Aufgabenmanagement, mit Automatismen für verschiedene Prozesse, vor allem für die Ablage und für das Wiederfinden von Daten, unterstützt. Je nach Rolle, z.B. Geschäftsleitung, Projektleitung oder Sachbearbeiter, erhält man Auskunft, welche Aufgaben anstehen, wer arbeitet gerade an welchen Aufgaben (Tickets) und wie ist der Bearbeitungsstand. Sind in einem Büro die Projekte öfter ähnlich, dann bieten sich Projekt- bzw. Aufgaben-Master an, um nichts zu vergessen.
  
  
• Für das Controlling hat OfficeWare entsprechend intelligente Vorlagen vom Angebot bis zur Rechnung, mit unzähligen Auswertungen und Übersichten.
  
  
• Für den Bereich der Büroorganisation ist man mit OfficeWare sehr gut gerüstet für alles was mit Dokumentation und Kommunikation zu tun hat. Hier sind es oft nur Kleinigkeiten, die aber rechtlich sehr von Belang sind, wie die vielgeliebte DSGVO oder die Datenaufbewahrungsvorschriften. Gerade bei letzterem hat sich ab 01.01.2026 wieder eine Änderung ergeben, dass auch die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation entsprechend aufzubewahren ist und natürlich auf Knopfdruck gefunden werden muss. Mit den Suchroutinen und Filtern in OfficeWare ist das ein Kinderspiel.

Die drei Funktionspakete von OfficeWare sind so abgestimmt, dass für jedes Büro der richtige Umfang zur Verfügung steht und nicht zu viel des Guten vorhanden ist. Vor allem der Bereich Controlling ist bei vielen Büros ja schon vorhanden, und kann dann eben bei OfficeWare weggelassen werden.

Die Anschaffung eines Systems wie OfficeWare bedeutet, dass sehr viel „Firmenwissen“ in Form von verschiedensten Daten an einer Stelle (Datenzentrale) gesammelt werden. Darum sollte ein solches System natürlich auch „zukunftssicher“ sein, also es sollte zum einen der Hersteller noch lange zur Verfügung stehen, und zum anderen – quasi als zweiter Rettungsweg – sollten die Daten leicht aus dem System entnommen werden können und trotzdem strukturiert zur Verfügung stehen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass mit OfficeWare jedem Bearbeiter im Architektur- oder Ingenieurbüro, aber auch für Objektbetreuer, ein Werkzeug an die Hand gegeben wird, um die jeweiligen Aufgaben ohne Mehraufwand rationeller erledigen zu können. Wobei hier gilt: … je größer das Büro, desto größer der Nutzen.