Jeder kennt die Situation, die E-Mails häufen sich im eigenen E-Mail-Postfach (in der Regel in Outlook). Als Architekt oder Ingenieur im Planungsbüro sind Sie dabei gleichzeitig in mehreren Bauprojekten envolviert, bei denen Sie immer den Überblick behalten sollen. Gerade bei Abstimmungen mit mehreren Beteiligten wird dies zur organisatorischen Herausforderung. Also organisieren Sie sich über Unterordner und Suchfunktionen in Ihrem E-Mail-Postfach, eine Kategoriesierung und/oder Nachverfolgung nutzt kaum jemand. 
Die Abarbeitung der eigenen E-Mails und Aufgaben wird zunehmend schwieriger, das Postfach schwillt immer weiter an und bei den E-Mails werden auch irgendwann nur die neuesten bearbeitet.

Aber warum? So behalten Sie den Überblick!

Mit OfficeWare wird das E-Mail-Management mit dem Projektmanagement und dem Dokumentenmanagement direkt verzahnt. OfficeWare vermeidet dabei Medienbrüche und Parallelstrukturen. Deshalb liefert OfficeWare, trotz Outlook-Schnittstelle, einen eigenen intelligenten E-Mail-Client mit, der sich durch folgende Vorteile auszeichnet:

• Strukturierte Ablage
  Zu jeder E-Mail wird ermittelt, wo sie hingehört. Sie wird zur jeweiligen Aufgabe, dem Absender und dem Projekt abgelegt. Dabei werden auch die Leistungsphase, das Gewerk und die individuelle Projektphase berücksichtigt. Eine spätere Recherche wird damit zum Kinderspiel.
• Automatische Dokumentenverwaltung
  Der E-Mail angehängte Dokumente werden gleich in die Dokumentenverwaltung übernommen, dabei merkt sich OfficeWare mit welchem E-Mail die Dokumente gekommen sind.
• Volltext-Recherche
  Eine Volltext-Recherche ermöglicht eine Suche über entsprechende Inhaltsfragmente.
• Nur einmalige Speicherung
  Mehrfach eingegangene E-Mails werden erkannt und nur einmal abgelegt. Das spart sehr viel Speicherplatz und vereinfacht die spätere Recherche.
• Unterwegs versandte E-Mails werden erkannt
  Unterwegs erzeugte E-Mails werden auch zugeordnet, für eine lückenlose Dokumentation.
• Interne Weiterleitungen
  Bei internen Weiterleitungen wird der ursprüngliche Absender beibehalten.
• Zusätzliches internes Nachrichtensystem
  Über das interne Nachrichtensystem kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen noch einfacher. Dabei haben immer alle Mitarbeiter die aktuellste Version (z.B. eines verbundenen Dokuments) im Zugriff - auch wenn die Aktualisierung nach dem Versand erfolgt ist.

Das Datengrab Outlook verliert damit seinen Schrecken. Übrigens – die E-Mails des Kollegen zu einem Projekt haben Sie dank der zentralen Speicherung auch ganz schnell im Zugriff.