Jeder wird glücklich … nicht nur der Chef
Denn OfficeWare, als Ergänzung zur Explorerstruktur, zu Outlook und zu Teams, liefert für jedes Architektur- und Ingenieurbüro das, was die Unternehmensleitung braucht, und was der Sachbearbeiter möchte:
✔ Überblick über alle E-Mails, Dokumente, Termine und Aufgaben zu einem Projekt – teamübergreifend mit intelligenter Security
Dazu braucht es eine automatische Ablage mit Wiedervorlage und KI-gestützte Suchfunktionen. Dann hat man alles sofort parat!
OfficeWare als Erweiterungssystem
E-Mail-Management …
Fluch oder Segen
Mit OfficeWare eher Segen
OfficeWare vermeidet Medienbrüche und Parallelstrukturen. Deshalb liefert OfficeWare, trotz Outlook-Schnittstelle, einen eigenen intelligenten E-Mail-Client mit, der u.a.
- dir zu jeder E-Mail sagt wo sie hingehört und legt sie zur jeweiligen Aufgabe, dem Absender und dem Projekt ab
- anhängende Dokumente gleich in die Dokumentenverwaltung übernimmt und sich merkt mit welchem E-Mail sie gekommen sind
- eine Volltext-Recherche anbietet • mehrfach eingegangene E-Mails nur einmal ablegt (das spart sehr viel Speicherplatz)
- unterwegs erzeugte E-Mails auch zuordnet, für eine lückenlose Dokumentation
- bei interner Weiterleitung den ursprünglichen Absender beibehält
Das Datengrab Outlook verliert damit seinen Schrecken. Übrigens – die E-Mails deines Kollegen zu einem Projekt hast Du auch ganz schnell im Zugriff.
Automatische Ablage …
und trotzdem eine gewohnte Explorer-Struktur
Da darf man OfficeWare ruhig mal blind vertrauen
Die automatische Ablage und das schnelle Finden sind ein elementarer Faktor für die Effektivitätssteigerung, zumal eine gut strukturierte Ablage für eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge zwingend erforderlich ist.
Typische „Fehlerquellen“ bei der Ablage werden mit OfficeWare vermieden:
- Ablage an unterschiedlichen Orten – mal hier, mal dort …
- Doppelablage durch verschiedene Bearbeiter
- gar keine Ablage – man verlässt sich auf den anderen …
- unterschiedliche, uneinheitliche Dateibezeichnungen
- aktuelle Dokumente gehen in der Menge veralteter Stände unter
- die Ordnerstruktur weitet sich immer mehr aus und der Überblick geht verloren
Und wenn gestritten wird, dann ist derjenige „König“, …
der am schnellstens eine lückenlose Dokumentation vorlegt
Jeder kennt die Vorgabe, dass alle geschäftsrelevanten Daten nicht verändert werden dürfen und einem Geschäftsprozess zuzuordnen sind. Mit OfficeWare schlagen Sie hier automatisch „zwei Fliegen mit einer Klappe“, inkl. der nötigen Security.
Und wenn es drauf ankommt, hat man alles sofort parat, egal ob die Daten gestern oder vor 10 Jahren erzeugt bzw. abgelegt wurden.
Trotz umfangreicher Funktionalität …
der modulare Aufbau sorgt für sofortigen Durchblick
Um die Auswahl zu erleichtern, sind die Module zu Paketen zusammengefasst
Hier erfahren Sie mehr über den
Nutzen der wichtigsten OfficeWare Module
Wir reden auch mit Bananen …
Langjährige Erfahrung hilft uns auch bei „schwierigen“ Schnittstellen
Das Motto von OfficeWare ist „mit wenigen Mitteln viel erreichen“. Um OfficeWare nicht unnötig aufzublähen, wurde für bestimmte Funktionen „das Rad nicht neu erfunden“, sondern man hat hier fertige professionelle Lösungen über eine Schnittstelle angebunden. Zumal dies in der Regel Funktionen sind, die nicht jeder braucht.
Hier erfahren Sie mehr zu bereits
realisierten Schnittstellen
Schnelle Einführung …
ohne Risiko
Wie schafft man es, dass man schon nach zwei Stunden mit OfficeWare loslegen kann?
Ganz einfach: Durch eine entsprechende Vorkonfiguration und einer strukturierten Einführung.
- zur Erstellung der Vorkonfiguration für eine automatische Ablage, bzw. als Grundlage für ein schnelles Wiederfinden aller Daten, insbesondere der E-Mails, reicht uns eine kurze Aufstellung darüber, was verbessert werden soll und wie die aktuelle Ablagestruktur aussieht
- ab einer Bestellung von 3 Lizenzen, ist die Vorkonfiguration und Einrichtung im Abo-Preis enthalten
- erfahrungsgemäß erreicht jeder User, der mit OfficeWare arbeitet, eine tägliche Zeitersparnis von ca. einer Stunde, d.h. eine Amortisation der monatlichen Abo-Kosten lässt sich sehr leicht ausrechnen (zumal es neben der Zeitersparnis natürlich auch andere Rationalisierungseffekte gibt)
- sollte es wider Erwarten nicht funktionieren, können Sie entsprechend der Abrechnungsperiode (z.B. monatlich) problemlos wieder kündigen und alle in OfficeWare erzeugten Daten stehen Ihnen über den "Exit-Assistenten" strukturiert auch ohne OfficeWare wieder zur Verfügung
Unterstützt werden Sie durch das geniale OfficeWare Wiki, das nicht nur Funktionen, sondern hauptsächlich branchenbezogene Prozesse beschreibt und sogar individuell intern ergänzt werden kann.
