Hier spielt die Musik
- Die tägliche ToDo-Liste mit Wiedervorlage unterstützt das Monitoring und sorgt dafür, dass keine Aufgaben vergessen werden
- Das geniale Aufgaben-Management hält alle Daten zusammen, die zu einer Aufgabe gehören (Notizen, Dokumente, E-Mails, Fotos, Termine)
- Somit ist alles super strukturiert, sauber abgelegt und schnell wieder gefunden
Dokumentenmanagement /
Protokollmanagement
- Da die meisten Dokumente bzw. Protokolle per E-Mail transportiert werden, spielen das Dokumentenmanagement, das Protokollmanagement und das E-Mail-Management in derselben Liga
- Alle Dokumente und E-Mails können hier über eine Volltextrecherche, über die Adresse, über das Projekt, über die Dokumenten- oder Aufgabenart, über den Sachbearbeiter und über einen Zeitraum KI-unterstützt gefunden werden
- Das Dokumentenmanagement unterstützt vor allem das automatische Befüllen von Vorlagen. Das Protokollmanagement unterstützt den Überblick über alle Protokollpunkte und die Kommunikation mit den (externen) Beteiligten
Alles zum Projekt
- Der ultimative Überblick zum Projekt, über alle Aufgaben, Dokumente (Pläne, Fotos, …), E-Mails, Termine und Notizen
- Mit einem Klick sieht man, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet
- Als Unterstützung der Workflows und für die automatische Ablage, werden fachspezifische Musteraufgaben mit Checklisten mitgeliefert
Objektmanagement
- Gleichermaßen wie das Projektmanagement liefert das Objektmanagement einen Überblick über alle Vorgänge zu einem Objekt
- Für Immobilienverwalter stehen mehrere Schnittstellen zu Abrechnungssystemen zur Verfügung, das erspart eine doppelte Datenpflege
- Eine Zeiterfassung erlaubt ein Ranking über alle Objekte
E-Mail-Management
- neben der Schnittstelle zu Outlook sorgt der integrierte E-Mail-Client für eine möglichst automatisierte Zuordnung der E-Mails, samt der Anhänge
- durch die Team- und Projektfunktionalität hat jeder (bei entsprechendem Recht) Zugriff auf alle relevanten E-Mails
- mobil erzeugte E-Mails werden mitverwaltet
Terminmanagement
- Termine werden direkt der entsprechenden Aufgabe zugeordnet und bleiben auf ewig nachvollziehbar
- Ein direkter Abgleich mit Outlook/Exchange bringt die Termine auch auf mobile Geräte
- Über die Gruppenansicht ist jeder über die Termine des Teams informiert
Telefonanbindung
- Die Telefonanbindung erlaubt sowohl das bequeme Raustelefonieren, als auch die Identifizierung der Anrufer
- Das geniale bei einem Anruf ist, dass sofort alle Dokumente, E-Mails und gerade bearbeitete Aufgaben zum Anrufer vorgelegt werden
- Somit kann jeder sofort Auskunft geben – das ist mehr Qualität nach außen
Die zentrale Adressverwaltung
- Kern von OfficeWare ist neben der MS-Datenbank die zentrale Adressverwaltung
- Neben Firma, Person, Adress- und Kontaktdaten gehören zusätzliche Merkmale und ein Stichwortsystem zur Standardausrüstung
- Google Maps zur Lokalisierung, ein Routenplaner zum Finden, und DSGVO-Funktionen runden dieses Modul ab
Und wenn man mal nicht weiter weiß …
- … dann helfen zahlreiche Anleitungen, Erklärungen, Videos und dergleichen weiter. Alles zu finden in der web-basierten OfficeWare-Wiki
- Ein individuell erstelltes OfficeWare-QM-Handbuch hilft sowohl bei der ersten Einführung als auch jedem neu hinzukommenden User
- Für den technischen Support (und für Fragen zu den Funktionen) steht das OfficeWare-Team per E-Mail und telefonisch zur Verfügung
Auch wenn man nicht weiß, was man eigentlich sucht …
- … auch dafür gibt es Suchroutinen, z.B. „was habe ich die letzten Tage, … die letzte Woche, … oder im letzten Monat gemacht“?
- schier unbegrenzte Such- und Filterfunktionen sorgen dafür, dass alles gefunden wird, egal ob es gestern oder vor 10 Jahren gemacht wurde
- Projekte mit allen zugehörigen Daten werden am schnellsten über den Projekt-Standort-Assistenten durch einfaches Anklicken auf einer Karte gefunden
Die Geschmäcker sind verschieden
- Deshalb stellen die Einstellungsmodule sowohl für den einzelnen User, als auch für den Administrator, zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung
- Ein elementarer Bereich ist hier der Security-Bereich zur Verwaltung der Rechte für jeden einzelnen User
- Auch die vorkonfigurierten Projekt-Master, Musteraufgaben und Checklisten werden hier erstellt, gepflegt und ergänzt
Speziell für Prüfingenieure
- funktioniert über wenige Zusatzangaben bei der Projektanlage
- automatische Auswertung über Excel, bundeslandspezifisch angepasst
- Für die Prüfaufgaben stehen Master zur Verfügung, die eine automatische Ablage unterstützen
Zum Schluss geht´s ja doch ums Geld
- Die OfficeWare Zeiterfassung ist sowohl für die Erfassung der Projektzeiten, als auch für die Anwesenheitszeit gut ausgestattet
- Das Controlling-Modul liefert den tagesaktuellen „Stand der Dinge“
- Um die Kirche im Dorf zu lassen: Sollte für die Angebots-/Rechnungstellung und für die Zeit- und Kostenerfassung schon ein Produkt vorhanden sein, ist es meist sinnvoll dieses vorerst so zu belassen.