Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement und Baustellendokumentation

Im Dokumentenmanagement sind die Dokumente heutzutage selbstverständlich digital abgelegt, sodass sich der Anwender beispielsweise nicht mehr um einen Speicherort kümmern braucht, dies passiert natürlich automatisch.
Ob Berechnungen, Pläne, Verträge, Beschreibungen, Dokumentationen etc., alle diese Dokumentarten lassen sich mit dem OfficeWare Dokumentenmanagement verwalten und werden dabei mittels verschiedener Kriterien kategorisiert. Neben den hierarchischen Kategorien (werden passend auf Ihre Branche bereitgestellt und sind natürlich anpassbar) laufen hier weitere Kriterien hinsichtlich Adresse, Ansprechpartner oder Sachbearbeiter und natürlich auch Datumsinformationen mit ein.
Selbstverständlich gibt es ein Versionsmanagement (Kombination aus automatischen und manuellen Kriterien), um auch hier den Überblick über die verschiedenen Dokumentenversionen zu behalten.

Aktive Dokumentenerzeugung mit Datenübergabe

Dokumentenmanagement beinhaltet dabei nicht nur die Verwaltung von bereits „fertigen“ Dokumenten, sondern auch die Erzeugung und Bearbeitung von Dokumenten. Hier klassischerweise Formulare, Bescheinigungen, (Prüf-)Berichte, Protokolle oder auch einmal ein Brief. Dabei lassen sich hunderte verschiedener Felder automatisch beispielsweise an Word übergeben (u.a. Projektdaten, Objektdaten, Bearbeitungsdaten, Empfängerdaten), sodass hier nur noch individuelle Texte ergänzt werden brauchen.
Mit der integrierten zentralen und kontextbezogenen Musterverwaltung hat der Mitarbeiter einen schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigte Vorlage.

Fertige Online-Formulare zum Download

Für einen leichten Start stellen wir zahlreiche Formulare in Word und Excel zur Ergänzung Ihrer eigenen Muster zur sofortigen Verwendung kostenfrei im Download zur Verfügung. Dies reicht vom Abnahmeprotokoll über ein Bautagebuch, Prüfbescheinigungen für verschiedene Bundeländer, den Handwerkerauftrag bis zur Wohnungsübergabe.
Die Formulare sind ausführlich beschrieben und können leicht an Ihre Verwendung angepasst werden. Dies sowohl inhaltlich als auch vom Design. Profitieren Sie dabei aus der Erfahrung mit hunderten Betrieben.

Integraler Baustein im Projektmanagement, Objektmanagement und E-Mail-Verwaltung

Durch die vollständige Integration in die weiteren Funktionsbereiche erfolgt hier eine leichte und einfache Bedienung. Dateianhänge von ein- und ausgehenden E-Mails werden hier automatisch mit verwaltet. Dabei ist jederzeit abrufbar, wer wann welches Dokument erhalten hat.
Mit den vielfältigen Recherchemöglichkeiten ist ein gewünschtes Dokument dann auch schnell im Zugriff.

Planmanagement und Planversand

Verwalten und versenden Sie die Baupläne, technischen Zeichnungen und Protokolle an alle relevanten Projektbeteiligten und Fachplaner mit OfficeWare. Die integrierten Projektbeteiligten mit ihrer speziellen Rolle / Funktion im Projekt machen einen Versand einfach. So ist sichergestellt, dass alle den gleichen Planstand erhalten. Mittels automatischer Versionierung (der Pläne mit ihren Indexen) und Protokollierung des Versandes lässt sich später jederzeit nachweisen, wer wann welchen Plan erhalten hat.
Über einen Mausklick ist an jedem Plan / Dokument zudem ein Versandnachweis abrufbar.

Baustellendokumentation

Die Baustellendokumentation ist ein weit gefasster Begriff. Neben dem Bautagebuch mit den Aufzeichnungen über den Arbeitsfortschritt, eingesetzten Materialien, Personal, besonderen Vorkommnissen etc., gehören dazu auch Protokolle aus Besprechungen und Baubegehungen, sowie eine entsprechende Fotodokumentation und die Mängeldokumentation.
Mit der Baustellendokumentation haben Sie einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Details und können gleichzeitig über das Vorgangsmanagement daraus resultierende einzelne Aufgaben (z.B. Mängel) steuern und nachverfolgen.