E-Mail-Management

Email-Management

Als Organisations- und Bürosoftware für Architektur- und Ingenieurbüros nimmt das Email-Management einen wichtigen Punkt ein. OfficeWare löst damit das Problem der lokalen Postfächer in Outlook, auf die die in der Regel jeweils nur der eine Anwender Zugriff hat. Dies ist völlig integriert in das Projekt- und Objektmanagement.

E-Mails einlesen

Lesen Sie die E-Mails automatisch oder manuell durch drag and drop aus Outlook in OfficeWare ein. Das System erkennt, ob es zu dieser E-Mail bereits eine Vorgeschichte gibt und schlägt diese gleich als Zuordnung vor. So haben Sie alle zusammengehörenden ein- und ausgehenden E-Mails in einer Aufgabe / Akte gesammelt – perfekt für einen optimalen Überblick.
Natürlich wird die E-Mail auch automatisch am Absender gespeichert und kann über diesen wieder recherchiert werden.

Doppelte E-Mails werden erkannt

Eine E-Mail an mehrere Empfänger innerhalb Ihrer Firma wird erkannt und Sie erhalten einen Hinweis. Damit können Sie sich einfach mit den anderen Empfängern zur Bearbeitung abstimmen und vermeiden doppelte Arbeit.

E-Mails einfach versenden

Aus einer Aufgabe einfach die E-Mail tippen und versenden. Die Empfängeradresse wird automatisch vorgeschlagen. 
Handling von Anhängen:

• Optionale Umwandlung in ein PDF durch einen Mausklick. Die vorherige Manuelle Konvertierung kann entfallen.
• Optionaler Versand als ZIP-File
  Alle Anhänge können im Hintergrund in ein ZIP-File zusammengefasst werden. Damit lassen sich große Dateien oder problematische Dateiendungen leichter per E-Mail versenden.
  
  

Protokollierung und Ablage

Die E-Mails werden automatisch abgelegt und später entsprechend über die unterschiedlichen standardisierten Kriterien wieder gefunden.
Zu Dokumenten / Plänen wird im Hintergrund ein Empfängerprotokoll erstellt. Dies ist besonders interessant, wenn Sie ein Dokument zu unterschiedlichen Zeitpunkten an verschiedene Personen versenden. Hier sind über das Protokoll die Empfänger und Versandzeitpunkte leicht recherchierbar.