Zeiterfassung und Controlling

Zeiterfassung und Controlling für Architektur- und Ingenieurbüros

Nutzen Sie die Zeiterfassung zum Projekt als Nachweis für die geleisteten Stunden. Dies kann dann als Basis für eine spätere Rechnungsstellung verwendet werden. 
Über Profile kann die Funktionsweise der Zeiterfassung projektabhängig gesteuert werden. Dort laufen dann Kostenstellen, Leistungsbilder, Leistungsphasen, Arbeitspakete und Tätigkeitsarten mit ein. Ergänzend können Vorgaben für die externe Berechnung eingestellt werden. 

Wie sieht es mit einer Arbeitszeiterfassung aus?

• Zusätzlich (optional) ist eine Arbeitszeiterfassung im Sinne einer Stechuhr möglich.
• Deckt die Pflicht des Arbeitgebers zur systematischen Arbeitszeiterfassung ab. 
• Arbeitszeiten werden mit den Projektzeiten abgeglichen.
• Hier entstehen Vorteile durch eine vollständigere Erfassung (und Abrechnungsmöglichkeit) der Projektzeiten.

Eigenschaften der Projektzeiterfassung

• Leicht zu bedienen
• Wenige Eingabefelder
• Über Profile (einmalig vom Administaror einzurichten) kann die Zeiterfassung projektabhängig mit Vorgaben gesteuert werden.

Kosten-Controlling

Die Daten aus der Projekt-Zeiterfassung fließen hier automatisch ein. Analysieren Sie die Daten im Drill-down-Verfahren von der Kostenstelle über das Projekt bis in die Arbeitspakete und Leistungsphasen. Monitoren Sie einzelne Projekte bevor diese in Schieflage geraten. Prüfen Sie Kosten und Arbeitsfortschritt um bereits frühzeitig kostentechnisch aus dem Ruder laufende Projekte zu ermitteln um hier gegenzusteuern.

Welche Strukturierungsmöglichkeiten sind hier möglich?

• Kostenstellen mit Verdichtung auf Kostenstellenbereiche
• Verschiedene Niederlassungen / Standorte
• Projektkategorien, die optional weitere Voreinstellungen für die Projekte steuern.
• Auftragsarten
• Projektindividuelle Arbeitspakete

Angebotsanalyse

Starten Sie die Projekte auch in der Akquise-Phase bereits im Controlling. So sind auch die bereits auflaufenden Kosten auswertbar und die Projekte können in einen Forecast hineinlaufen (Auswertung von geplanten / wahrscheinlichen Auftragseingängen).
Die Umwandlung des Aquiseprojekts in ein Auftragsprojekt sichert dabei die volle Kostenkontrolle.

Auswertungen

Umfangreiche projektübergreifende und projektindividuelle Auswertungen runden das Controlling ab. 

Welche Ausgabemöglichkeiten gibt es?

• Standardreports als PDF
• Listausgaben sind grundsätzlich mit Excel weiter bearbeitbar.
• Individuelle Auswertungen über Berichtswesen integrierbar.

Berechtigungskonzept

Ausgefeilte Securityfunktionen steuern im Controlling den Zugang zu den für den Mitarbeiter relevanten Daten und Projekten. So ist eine Verteilung hinsichtlich der Verantwortungsbereiche auf die Mitarbeiter möglich.