OfficeWare Doku

OfficeWare liefert das, was die
Unternehmensleitung braucht:

• einen Überblick über alle laufenden Arbeiten
• Ordnung ins E-Mail- und Dokumentenmanagement
• vielfältige Auswertungen
• möglichst das gesamte Firmenwissen zentral an einer Stelle zu haben
• bei einem Mitarbeiterwechsel darf nichts verloren gehen

OfficeWare bietet das, was der Sachbearbeiter
möchte:

• ein modernes und intuitiv bedienbares System
• Hilfen bei der täglichen (Projekt-) Arbeit
• kein Mehraufwand, sondern Zeiteinsparung
• der Idealfall:
• ich bearbeite etwas in OfficeWare
• und muss nichts extra in eine Liste eintragen
• muss es nicht extra anderen mitteilen
• muss nichts extra dokumentieren
• muss mich nicht um die Ablage kümmern
• und trotzdem ist dies alles erledigt

Aber nicht mit OfficeWare:

• Durch die automatische Ablage liegen alle Daten am richtigen Platz und für jeden wieder leicht auffindbar
• Intelligente Vorlagen, die sich automatisch ausfüllen, sparen nicht nur Zeit, sondern verhindern auch manche Peinlichkeit, wie „falsche Anreden“
• Die Wiedervorlage sorgt dafür, dass nichts vergessen wird
• Wenn man mal nicht weiter weiß, dann helfen Checklisten und Master- Projekte mit vordefinierten Aufgaben

OfficeWare war schon immer für große
Datenmengen ausgelegt, vor allem in Form von
E-Mails und Dokumenten.

Die ersten OfficeWare-Kunden haben heute mehrere Millionen Dokumente, E-Mails und Vorgänge im direkten Zugriff. Aber aufgrund des einzigartigen Datenmodells von OfficeWare, liegen die Suchzeiten auch bei den großen Datenmengen nur im Sekundenbereich. Die drei wichtigsten Suchfunktionen sind:

• zeige mir alles zu einem Projekt (Daten, Dokumente, E-Mails, Informationen)
• zeige mir alles zu einer Adresse bzw. zu einer Person
• zeige mir alles zu einer Aufgabe

In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B. ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir sofort alles angezeigt, was dazu gehört.

Und noch ein beruhigendes Gefühl: Im Notfall würde man auch alle Dokumente und E-Mails ohne OfficeWare finden, und zwar in einer projektorientierten Explorer-Struktur. Damit macht OfficeWare nicht „abhängig“.

aber bitte ohne Doppelarbeiten.

Man mag natürlich auch nichts umsonst machen und auch nichts dokumentieren (letzteres zumindest nur für das Nötigste)

• Ein wesentlicher Baustein der Digitalisierung wird zukünftig der Daten- und Informationsaustausch sein, und das immer weniger per E-Mail.
• brandneues Feature in OfficeWare ist der InfoRAUM. In dieses „Portal“ können Teile aus der Vorgangs-Dokumentation und beliebige Dokumente eingeschoben werden. Man gewährt dann Externen einen geschützten Zugriff darauf. So spart man sich viel Kommunikations- und Informationsarbeit. Eingestellte Dokumente werden bei Änderungen automatisch aktualisiert. Auch das Problem mit begrenzten Datenmengen für den E-Mailanhang wird damit elegant umgangen.

• Durch die vielen Verknüpfungen und der mehrfachen Zuordnung der Daten findet man alles was zusammengehört auch immer zusammen, z.B. welche Notiz oder welches E-Mail gehört zu welchem Dokument.
• Die sehr umfangreiche zentrale Adressverwaltung sorgt für Ordnung im Adressbestand
• In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B. ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir sofort alles was dazu gehört angezeigt.
• … „find ich eins – find ich alle“

Um eine deutliche Arbeitserleichterung zu erreichen, und um Fehlerquellen effektiv zu vermeiden, sind einfach definierbare Automatismen unabdingbar.

Der interessanteste Nutzen dabei ist, dass auch bei Personalmangel oder Personalwechsel nichts vergessen wird.
OfficeWare verfügt hierzu über drei Mechanismen:

• automatische Vorgangsgenerierung bei wiederkehrenden Terminen
• automatische Vorgangsgenerierung ausgelöst durch einen "Checklisten-Punkt"
• automatische Vorgangsgenerierung durch eine Kommunikation mit anderen Software-Systemen, z.B. mit einem Info-Portal

Gerade bei solch intensiven „Datenverursachern“ wie E-Mail, sind Medienbrüche und Parallelstrukturen zu vermeiden. Deshalb liefert OfficeWare einen eigenen intelligenten E-Mail-Client mit, der

• dir zu jeder E-Mail sagt wo sie hingehört und legt sie zur jeweiligen Aufgabe und Projekt ab
• anhängende Dokumente gleich in die Dokumentenverwaltung übernimmt und sich merkt mit welchem E-Mail sie gekommen sind
• mit moderner Oberfläche daherkommt
• eine Volltext-Recherche anbietet
• zum Schutz die Vorschau ausblenden kann und unbekannte Absender markiert
• mehrfach eingegangene E-Mails nur einmal ablegt (platzsparend)
• von unterwegs erzeugte E-Mails auch zuordnet, für eine lückenlose Dokumentation
• aus einem E-Mail automatisch einen Vorgang erzeugen kann
• bei interner Weiterleitung den ursprünglichen Absender beibehält
• private E-Mails an eine private E-Mail-Adresse weiterleitet

Am liebsten hätte man unterwegs das ganze Büro dabei, aber in Wirklichkeit brauche ich ja nur das Nötigste. OfficeWare mobile hat nur die dafür notwendigen Funktionen und zeigt mir vorrangig alle meine wichtigen Aufgaben und Dokumente. Ich habe auch Zugriff auf meine Termine und die Termine des Kollegen/Mitarbeiters, um vielleicht wichtige ergänzende Informationen in Echtzeit ins Büro zu geben.

Die benötigten (d.h. gekennzeichneten) Adressen überträgt mir OfficeWare automatisch auf mein Smartphone bzw. Tablet.

Wer kennt das nicht: Ein Kollege fällt überraschend
aus und jemand muss seinen Termin übernehmen.
Trotz mangelnder Vorbereitung möchte man
natürlich kompetent auftreten und dabei ein gutes
Gefühl haben:

• Mit einem Klick auf den Termin hat man Zugriff auf alle erforderlichen Notizen, Dokumente und E-Mails – auch von unterwegs
• sofort hat man Zugriff auf die Kommunikationskanäle der Beteiligten
• … und später sind über die Dokumentation im Vorgang wieder alle informiert

Natürlich ist der erste Gedanke beim Thema
Managementsystem meistens „… bitte nicht noch
eine Software, die dann nicht akzeptiert wird“. Aber
eine Organisationslösung funktioniert nur, wenn
auch alle, die Daten brauchen, bzw. erzeugen,
damit arbeiten.

Eine gewisse Umstellung ist natürlich nötig, denn wenn sich nichts ändern würde, dann bräuchte man es ja nicht. Aber keine Angst. Das OfficeWare Beratungs- und Support-Team steht hier zur Seite:

• Schon bei der Beratung wird Klartext gesprochen: Ist es sinnvoll OfficeWare einzuführen und welche der vorhanden Produkte sollte man nicht austauschen
• Vor der Installation wird ein kurzer Workshop durchgeführt, um die vorhandene Hardware und die vorhandenen Daten, wie Adressen, E-Mails, Dokumente und Vorlagen zu analysieren
• Das Support-Team übernimmt die Installation (inkl. Einbindung in die bestehende Landschaft wie M365, Outlook, Teams)
• Vorhandene Daten werden soweit als möglich (und sinnvoll) ins System übernommen und die ersten Vorlagen entwickelt
• Zur Schulung stehen eine Reihe von Schulungsvideos zur Verfügung

Ziel: es muss Spaß machen mit OfficeWare zu arbeiten

Das Motto von OfficeWare ist „mit wenigen
Mitteln viel erreichen“. Um OfficeWare deshalb
nicht unnötig aufzublähen, wurde für bestimmte
Funktionen „das Rad nicht neu erfunden“, sondern
man hat hier fertige professionelle Lösungen über
eine Schnittstelle angebunden. Zumal dies in der
Regel Funktionen sind, die nicht jeder braucht:

• Für ein ausgeklügeltes Ressourcen-Management steht eine Schnittstelle zu Saprima zur Verfügung
• Ist bereits eine Archivierungslösung für Dokumente vorhanden, gibt es auch dazu Schnittstellen, z.B. zu DocuWare