Was ist OfficeWare DOKU?
OfficeWare DOKU ist ein aufgabenbezogenes Dokumenten-Managementsystem mit Projekt- und Workflow-Funktionalität für individuelle Anwendungen.
Das Ziel mit OfficeWare DOKU ist, Aufgaben effektiver zu erledigen, eine automatische Ablage und das schnelle Finden von Dokumenten und Informationen. Dies wird erreicht durch eine universelle, leicht anpassbare Vorkonfiguration, die automatisch eine einheitliche Struktur entstehen lässt, aber trotzdem jedem User noch genügend Freiraum ermöglicht.
Mit OfficeWare DOKU haben Sie alles im Blick.
OfficeWare DOKU – die Highlights
- Modernes, leicht zu bedienendes Managementsystem
- Einzigartiges Aufgaben- und Vorgangsmanagement mit ToDo-Listen und Wiedervorlage
- Integrierte Telefonanbindung
- Automatische, intelligente Zuordnungs- und Ablagefunktionen
- Umfangreiches Dokumentenmanagement mit integriertem E-Mail-Client
- Vielfältige Suchfunktionen, wie: alles zum Projekt, alles zu einer Adresse/Person, alles was zusammen gehört
- Teamfunktionalität
- Projektverwaltung
OfficeWare DOKU – der Management-Bereich
Aufgaben- und Vorgangsmanagement, Adressverwaltung, Terminmanager, Teamorganisation, CRM-Funktionen, intelligente Recherche
Automatische, einheitliche Dokumentenablage, Dokumentenimport- und Zuordnungsfunktionen, Aufruf von Fremdprogrammen wie die MS-Office-Produkte, Übergabe der Adressen an Word, strukturierter Dokumentenexport mit Übersicht, dauerhafte Verknüpfung zwischen den Dokumenten und den zugehörigen E-Mails
E-Mail-Client POP3/SMTP, automatisierte Zuordnung der E-Mails, Volltext-Recherche im E-Mail-Text, automatisierte Übernahme der Anhänge ins DMS, platzsparende Ablage
Intelligente Prozess-Checklisten, Projektverwaltung, Zeitaufwandserfassung mit Auswertungen
PDF-Generierung, PaperManager, Security mit DSGVO-Funktionalität, Telefonanbindung, mobile Kommunikation, Exchange-Connector, Administration, Netzwerkhandling, Datenbanksicherung …
… und demnächst sind die wichtigsten Daten auch am Handy verfügbar
Kosten/Nutzen und Amortisation
Bei der Anwendung des Managementsystems OfficeWare DOKU geht es im Wesentlichen um einen schnellen Überblick, Hilfe bei der täglichen Arbeit, um eine möglichst automatisierte Ablage und um das Wiederfinden verschiedenster Daten.
Bei der heutigen Datenflut ist meistens das schnelle FINDEN der wichtigste Aspekt, aber auch die Tatsache schneller Auskunft geben zu können und Doppelarbeiten zu vermeiden. Eine Reihe von intelligenten Funktionen und Automatismen machen dies möglich. Grundsätzlich kann man die Nutzen-Argumente auf die Begriffe Zeitersparnis, Sicherheit und Qualität aufteilen. Wobei der monetäre Nutzen einerseits direkt messbar (z.B. in Form von Zeitersparnis), aber andererseits schwer oder nur indirekt messbar ist (z.B. in Form von mehr Qualität), natürlich auch abhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung.
Geht man bei den einmaligen Anschaffungskosten für ein 5-User-Büro von netto ca. 6.000 Euro (bei einer guten Modulausstattung, inkl. Dienstleistung) und laufenden Kosten von netto ca. 15 Euro pro User und Monat aus, so reicht eine durchschnittliche Zeitersparnis von unter 10 Minuten pro Tag, um eine Amortisation innerhalb eines Jahres zu erreichen. Die tatsächliche Zeitersparnis liegt nach Aussage unserer Kunden aber bei über einer Stunde pro Tag. Es steht auch eine Miet-Variante zur Verfügung, wobei die monatliche Netto-Miete pro User und Monat bei ca. 25 Euro netto liegt.
