OfficeWare Objekt

In der Immobilienverwaltung ist OfficeWare nie allein. In der Regel ist immer ein kaufmännisches System (Abrechnungs-system) davor geschaltet.

Über eine Schnittstelle werden die Stammdaten mit OfficeWare abgeglichen und dort weiter verarbeitet.

Im kaufmännischen System werden die Arbeiten erledigt, bei denen es ums Geld geht, also im Wesentlichen die Abrechnungen und Wirtschaftspläne. Und OfficeWare unterstützt beim „täglichen Wahnsinn“.

OfficeWare liefert das, was die Firmenleitung
braucht:

• einen Überblick über alle laufenden Arbeiten
• vielfältige Auswertungen, z.B. mittels der integrierten Zeiterfassung ein Ranking über alle Objekte bezüglich Rentabilität und eine professionelle Abrechnung von Zusatzleistungen
• möglichst das gesamte Firmenwissen zentral an einer Stelle zu haben
• bei einem Mitarbeiterwechsel darf nichts (kein Wissen) verloren gehen

OfficeWare bietet das, was der Sachbearbeiter
möchte:

• Hilfen bei den täglichen Arbeiten in der Objektverwaltung
• ein modernes, intuitiv bedienbares System
• keinen Mehraufwand, sondern Zeiteinsparung
• der Idealfall:
• ich bearbeite etwas in OfficeWare
• und muss nichts extra in eine Liste eintragen
• muss es nicht extra anderen mitteilen
• muss nichts extra dokumentieren
• muss mich nicht um die Ablage kümmern
• und trotzdem ist dies alles erledigt

Die ersten OfficeWare-Kunden handeln heute mehrere Millionen Dokumente, E-Mails und Vorgänge. Aber aufgrund des einzigartigen Datenmodells von OfficeWare, liegen die Suchzeiten auch bei großen Datenmengen nur im Sekundenbereich. Die drei wichtigsten Suchfunktionen sind:

• zeige mir alles zu einem Objekt (Daten, Dokumente, E-Mails, und sonstige Informationen)
• zeige mir alles zu einer Adresse bzw. zu einer Person
• zeige mir alles zu einer Aufgabe/Ticket

In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B. ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir sofort alles was dazu gehört angezeigt.

Und noch ein beruhigendes Gefühl: Im Notfall würde man auch alle Dokumente und E-Mails ohne OfficeWare finden, und zwar in einer objektorientierten Explorer-Struktur. Damit macht OfficeWare nicht „abhängig“.

Um eine deutliche Arbeitserleichterung zu erreichen, und um Fehlerquellen effektiv zu vermeiden, sind einfach definierbare Automatismen unabdingbar.

Der interessanteste Nutzen dabei ist, dass auch bei Personalmangel oder Personalwechsel nichts vergessen wird.
OfficeWare verfügt hierzu über drei Mechanismen:

• automatische Vorgangsgenerierung bei wiederkehrenden Terminen
• automatische Vorgangsgenerierung ausgelöst durch einen "Checklisten-Punkt"
• automatische Vorgangsgenerierung durch eine Kommunikation mit anderen Software-Systemen, z.B. mit einem Info-Portal

Am liebsten hätte man unterwegs das ganze Büro dabei, aber in Wirklichkeit brauche ich ja nur das Nötigste. OfficeWare mobile hat nur die dafür notwendigen Funktionen und zeigt mir vorrangig alle meine wichtigen Aufgaben und Dokumente. Ich habe auch Zugriff auf meine und die Termine des Kollegen/Mitarbeiters, um vielleicht wichtige ergänzende Informationen in Echtzeit ins Büro zu geben.

Die benötigten (d.h. gekennzeichneten) Adressen überträgt mir OfficeWare automatisch auf mein Smartphone bzw. Tablet.

Die Außenwirkung der Immobilienverwaltung wird stark geprägt von der Art und Weise, wie die Kunden bedient werden und wieviel Zeit man ihnen widmen kann.

Durch die vielen Automatismen und vor allem durch die enorme Zeiteinsparung bei den Routinearbeiten (vor allem beim Suchen), bleibt dank OfficeWare mehr Zeit für die „wesentlichen“ Dinge.

Somit eine sehr gute Basis für ein Firmenwachstum.

Früher hat man gerne mal ein Softwaresystem gekauft, das man selbst konfigurieren und für seine Zwecke anpassen konnte. Heute fehlt dazu die Zeit und meistens auch die Lust. Warum sollte man sich die Arbeit machen, wenn man es auch fertig bekommt

Oft sind es nur Begrifflichkeiten und Prozesse, die man für seine Branche braucht, wie Objekt, Liegenschaft, Wohnung, Einheiten, Schadensmeldung, Handwerkerauftrag, Eigentümerversammlung …

Oder es sind gleich fertige Module, die man dazubuchen möchte, wie ein Info-Portal / InfoRAUM, einen Protokollmanager oder Apps für die Abnahme, Begehung, Aufzugswartung,… usw.

Das OfficeWare-Team hat die langjährige Erfahrung mit Hausverwaltungen ins System gebracht. Somit ist OfficeWare professionell vorkonfiguriert, lässt aber jedem User genügend Spielraum für spezielle Anpassungen.

Man mag auch nichts umsonst machen und auch nichts dokumentieren (letzteres zumindest nur für das Nötigste).

• das führende System ist in der Regel das kaufmännische System (Abrechnungssystem). Alle Stammdaten kommen über die Schnittstelle nach OfficeWare und müssen somit nur einmal (im kaufmännischen System) gepflegt werden.
• Eine große Hilfe sind auch die Info-Portale, die voll dem Zeitgeist im Rahmen der Digitalisierung entsprechen. Der Eigentümer / Mieter / Handwerker meldet sich im entsprechenden Portal an und hat Zugriff auf Dokumente und Daten, und kann darüber sogar kommunizieren. Die Firma OfficeWare hat hier das Rad nicht zusätzlich erfunden, sondern löst dies Über Schnittstellen zu bestehenden Portalen.
  Aber wie sind hier die Erfahrungen:
  
  • seitens der "Kunden" des Verwalters bedeutet dies ein weiteres Portal, das eingerichtet werden muss und wo man sich wieder Zugangsdaten merken muss - und das neben "100" anderen Benutzerdaten und Passwörtern
  • seitens der HV ergibt sich zwar eine Arbeitseinsparung, was die Zurverfügungstellung von Dokumenten betrifft, aber im Bereich der Kommunikation ergibt sich in der Regel eher Mehrarbeit. Vom Aufwand, bis alle ans Portal angebunden sind ganz zu schweigen.
• Wir setzen hier lieber auf einen Standard, den jeder kennt, den jeder hat und den jeder braucht: E-Mail
  → natürlich braucht man dazu das intelligente OfficeWare E-Mail-Management für die Immobilienverwaltung.

Aber nicht mit OfficeWare:

• Durch die automatische Ablage liegen alle Daten am richtigen Platz – d.h. dem richtigen Objekt zugeordnet und für jeden wieder leicht auffindbar
• Intelligente Vorlagen, die sich automatisch ausfüllen, sparen nicht nur Zeit, sondern verhindern auch manche Peinlichkeit, wie „falsche Anreden“
• Die Wiedervorlage sorgt dafür, dass nichts vergessen wird
• Wenn man mal nicht weiter weiß, dann helfen Checklisten und Master- Projekte mit vordefinierten Aufgaben

• Durch die vielen Verknüpfungen und der mehrfachen Zuordnung der Daten findet man alles was zusammengehört auch immer zusammen, z.B. welche Notiz oder welches E-Mail gehört zu welchem Dokument.
• Die sehr umfangreiche zentrale Adressverwaltung sorgt für Ordnung im Adressbestand
• In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B. ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir sofort alles was dazu gehört angezeigt.
• … „find ich eins – find ich alle“

Jeder kennt die Vorgabe, dass alle geschäftsrelevanten Daten nicht verändert werden dürfen und einem Geschäftsprozess zuzuordnen sind. Das Vorgangsmanagement von OfficeWare macht dies automatisch, denn: ein Vorgang ist zugleich der Geschäftsprozess, inkl. der nötigen Security.

Kommunikationswege nachzuweisen ist somit für OfficeWare kein Problem.

Mit OfficeWare eher Segen. OfficeWare vermeidet Medienbrüche und Parallelstrukturen. Deshalb liefert OfficeWare einen eigenen intelligenten E-Mail-Client mit, der

• dir zu jeder E-Mail sagt wo sie hingehört und legt sie zur jeweiligen Aufgabe, dem Absender und zum Objekt bzw. Projekt ab

• anhängende Dokumente gleich in die Dokumentenverwaltung übernimmt und sich merkt mit welchem E-Mail sie gekommen sind
• mit moderner Oberfläche daherkommt
• eine Volltext-Recherche anbietet
• zum Schutz die Vorschau ausblenden kann und unbekannte Absender markiert
• mehrfach eingegangene E-Mails nur einmal ablegt (platzsparend)
• unterwegs erzeugte E-Mails auch zuordnet, für eine lückenlose Dokumentation
• aus einem E-Mail automatisch einen Vorgang erzeugen kann
• bei interner Weiterleitung den ursprünglichen Absender beibehält

• private E-Mails an eine private E-Mail-Adresse weiterleitet

Das Datengrab Outlook verliert damit seinen Schrecken. Übrigens – die E-Mails deines Kollegen zu einem Projekt hast Du auch ganz schnell im Zugriff.

Mit OfficeWare legst du einfach den Papierstapel in den Scanner und ab damit. Absender, Objekt, Sachbearbeiter, oder auch einen bestehenden Vorgang – das wird alles automatisch zugeordnet. … und wieder ist ein Teil der nervigen Arbeit verschwunden.

Das gut organisierte Büro erkennt man an der internen und externen Kommunikation. Ein transparentes Zusammenarbeiten sollte aber nicht durch eine E-Mail-Flut gelöst sein.

OfficeWare bietet hier für die interne Kommunikation entsprechende Workflow-Funktionen an, die einen Vorgang wandern lassen, inkl. Forums- und Kenntnisnahme-Funktionen.

Für die externe Kommunikation kommt man natürlich um E-Mail nicht drum rum, aber bequemer geht’s mit dem OfficeWare InfoRAUM.

Wer kennt das nicht: Ein Kollege fällt überraschend aus und jemand muss seinen Termin übernehmen. Trotz mangelnder Vorbereitung möchte man natürlich kompetent auftreten und dabei ein gutes Gefühl haben:

• Mit einem Klick auf den Termin hat man Zugriff auf alle erforderlichen Notizen, Dokumente und E-Mails – auch von unterwegs
• sofort hat man Zugriff auf die Kommunikationskanäle der Beteiligten
• … und später sind über die Dokumentation im Vorgang wieder alle informiert

Digitalisierung heißt zwangsläufig, dass alle Daten auch (oder nur) digital vorhanden sind. Geht man nun davon aus, dass der Verwalter ohnehin die meisten Daten zu einem Objekt bei sich hat, könnte er doch diesen Datenverwaltungs-Service den Eigentümern anbieten, inkl. einem Online- Zugriff für den Eigentümer.

Ein Nebeneffekt wäre, dass die Daten bei Bedarf (z.B. bei einem Verwalterwechsel) auf Knopfdruck übergeben werden könnten.

Voraussetzung dafür ist, dass die Daten „Einheiten-bezogen“ abgelegt sind. Bei OfficeWare ist das so.

Pro Eigentümer, pro Einheit, pro Monat lassen sich zusätzlich Kleinstbeträge von den Eigentümern erlösen – aber die Masse machts.

Genauso wichtig wie die Funktionalität eines Managementsystems, ist die Art und Weise der Einführung.

Nennen Sie uns Ihr Ziel, das Sie mit OfficeWare erreichen wollen
→ und wir sagen Ihnen, ob und vor allem wie sie es am schnellsten erreichen können.

In einem Vorgespräch lernen wir Ihre Arbeitsabläufe (Prozesse) kennen, klären die Verfügbarkeit bzw. Notwendigkeit einer Schnittstelle zu Ihrem kaufmännischen System (Abrechnungssystem) und erstellen dazu einen individuellen Masterplan zur Einführung:

• in einem kurzen Workshop klären wir zunächst, ob die vorhandene Hardware für alle OfficeWare-Module ausreichend ist, welche Daten automatisiert übernommen werden können und wie OfficeWare in die bestehende Landschaft (M365, Outlook, Teams) eingebunden werden kann
• anhand der (gedruckten) Broschüre "Schnelleinstieg" lernt jeder die Grundfunktionen von OfficeWare kennen
• es stehen eine ganze Reihe von branchenbezogenen "Prozessbeschreibungen" und "Checklisten" für OfficeWare Objekt zur Verfügung → profitieren Sie damit vom gesammelten Know How aus der "OfficeWare Community" (... ist später auch für neue Mitarbeiter sehr nützlich)
• gegebenenfalls machen wir mit Ihnen zusammen den ersten Datenabgleich mit dem Abrechnungssystem, so ist OfficeWare sehr schnell mit Daten gefüllt und alle User können sehr schnell mit dem System arbeiten
• ... und wir begleiten Sie auch laufend weiter, z.B. für die Erstellung von Vorlagen, Checklisten und weiteren Master-Projekten

Ziel: es muss jedem Spaß machen mit OfficeWare zu arbeiten

Das Motto von OfficeWare ist „mit wenigen Mitteln viel erreichen“. Um OfficeWare nicht unnötig aufzublähen, wurde für bestimmte Funktionen „das Rad nicht neu erfunden“, sondern man hat hier fertige professionelle Lösungen über eine Schnittstelle angebunden. Zumal dies in der Regel Funktionen sind, die nicht jeder braucht:

• Casavi als Kommunikations- und Infoportal. OfficeWare generiert aus den über die Plattform eingehenden Meldungen automatisch Vorgänge, die dem zuständigen Sachbearbeiter vorgelegt werden
• Ist bereits eine Archivierungslösung für Dokumente vorhanden, gibt es auch dazu Schnittstellen, z.B. zu DocuWare