OfficeWare Objekt

In der Immobilienverwaltung ist OfficeWare nie
allein. In der Regel ist immer ein kaufmännisches
System (Abrechnungssystem) davor geschaltet.

Über eine Schnittstelle werden die Stammdaten mit OfficeWare abgeglichen und dort weiter verarbeitet.

Im kaufmännischen System werden die Arbeiten erledigt, bei denen es ums Geld geht, also im Wesentlichen die Abrechnungen und Wirtschaftspläne. Und OfficeWare unterstützt beim „täglichen Wahnsinn“.

OfficeWare liefert das, was die Firmenleitung
braucht:

• einen Überblick über alle laufenden Arbeiten
• vielfältige Auswertungen, z.B. mittels der integrierten Zeiterfassung ein Ranking über alle Objekte bezüglich Rentabilität und eine professionelle Abrechnung von Zusatzleistungen
• möglichst das gesamte Firmenwissen zentral an einer Stelle zu haben
• bei einem Mitarbeiterwechsel darf nichts (kein Wissen) verloren gehen

OfficeWare bietet das, was der Sachbearbeiter
möchte:

• Hilfen bei den täglichen Arbeiten in der Objektverwaltung
• ein modernes, intuitiv bedienbares System
• keinen Mehraufwand, sondern Zeiteinsparung
• der Idealfall:
• ich bearbeite etwas in OfficeWare
• und muss nichts extra in eine Liste eintragen
• muss es nicht extra anderen mitteilen
• muss nichts extra dokumentieren
• muss mich nicht um die Ablage kümmern
• und trotzdem ist dies alles erledigt

Die ersten OfficeWare-Kunden handeln heute mehrere Millionen Dokumente, E-Mails und Vorgänge. Aber aufgrund des einzigartigen Datenmodells von OfficeWare, liegen die Suchzeiten auch bei großen Datenmengen nur im Sekundenbereich. Die drei wichtigsten Suchfunktionen sind:

• zeige mir alles zu einem Objekt (Daten, Dokumente, E-Mails, und sonstige Informationen)
• zeige mir alles zu einer Adresse bzw. zu einer Person
• zeige mir alles zu einer Aufgabe/Ticket

In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B. ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir sofort alles was dazu gehört angezeigt.

Und noch ein beruhigendes Gefühl: Im Notfall würde man auch alle Dokumente und E-Mails ohne OfficeWare finden, und zwar in einer objektorientierten Explorer-Struktur. Damit macht OfficeWare nicht „abhängig“.

Die Außenwirkung einer Immobilienverwaltung
wird stark geprägt von der Art und Weise, wie die
Kunden bedient werden und wieviel Zeit man ihnen widmen kann.

Durch die vielen Automatismen und vor allem durch die enorme Zeiteinsparung bei den Routinearbeiten (vor allem beim Suchen), bleibt dank OfficeWare mehr Zeit für die „wesentlichen“ Dinge.

Somit eine sehr gute Basis für ein Firmenwachstum.

Früher hat man gerne mal ein Softwaresystem
gekauft, das man selbst konfigurieren und für seine
Zwecke anpassen konnte. Heute fehlt dazu die
Zeit und meistens auch die Lust. Warum sollte man
sich die Arbeit machen, wenn man es auch fertig
bekommt

Oft sind es nur Begrifflichkeiten und Prozesse, die man für seine Branche braucht, wie Objekt, Liegenschaft, Wohnung, Einheiten, Schadensmeldung, Handwerkerauftrag, Eigentümerversammlung …

Oder es sind gleich fertige Module, die man dazubuchen möchte, wie ein Info-Portal / InfoRAUM, einen Protokollmanager oder Apps für die Abnahme, Begehung, Aufzugswartung,… usw.

Das OfficeWare-Team hat die langjährige Erfahrung mit Hausverwaltungen ins System gebracht. Somit ist OfficeWare professionell vorkonfiguriert, lässt aber jedem User genügend Spielraum für spezielle Anpassungen.

Man mag auch nichts umsonst machen und auch
nichts dokumentieren (letzteres zumindest nur für
das Nötigste).

• das führende System ist in der Regel das kaufmännische System (Abrechnungssystem). Alle Stammdaten kommen über die Schnittstelle nach OfficeWare und müssen somit nur einmal (im kaufmännischen System) gepflegt werden
• Ein brandneues Feature in OfficeWare ist der InfoRAUM. Für dieses „Portal“ können Teile aus der Vorgangs-Dokumentation und beliebige Dokumente freigegeben werden. Man gewährt dann Externen einen geschützten Zugriff darauf. Das zeitaufwendige Informieren verschiedener Personen bleibt einem dadurch erspart, man vergisst niemanden und der „Arbeitsumfang“ wird vom Kunden besser wahrgenommen. Eingestellte Dokumente werden bei Änderungen automatisch aktualisiert. Auch das Problem mit begrenzten Datenmengen für den E-Mailanhang wird damit elegant umgangen.

Aber nicht mit OfficeWare:

• Durch die automatische Ablage liegen alle Daten am richtigen Platz – d.h. dem richtigen Objekt zugeordnet und für jeden wieder leicht auffindbar
• Intelligente Vorlagen, die sich automatisch ausfüllen, sparen nicht nur Zeit, sondern verhindern auch manche Peinlichkeit, wie „falsche Anreden“
• Die Wiedervorlage sorgt dafür, dass nichts vergessen wird
• Wenn man mal nicht weiter weiß, dann helfen Checklisten und Master- Projekte mit vordefinierten Aufgaben

• Durch die vielen Verknüpfungen und der mehrfachen Zuordnung der Daten findet man alles was zusammengehört auch immer zusammen, z.B. welche Notiz oder welches E-Mail gehört zu welchem Dokument.
• Die sehr umfangreiche zentrale Adressverwaltung sorgt für Ordnung im Adressbestand
• In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B. ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir sofort alles was dazu gehört angezeigt.
• … „find ich eins – find ich alle“

Jeder kennt die Vorgabe, dass alle geschäftsrelevanten Daten nicht verändert werden dürfen und einem Geschäftsprozess zuzuordnen sind. Das Vorgangsmanagement von OfficeWare macht dies automatisch, denn: ein Vorgang ist zugleich der Geschäftsprozess, inkl. der nötigen Security.

Kommunikationswege nachzuweisen ist somit für OfficeWare kein Problem.

Mit OfficeWare eher Segen. OfficeWare vermeidet Medienbrüche und Parallelstrukturen. Deshalb liefert OfficeWare einen eigenen intelligenten E-Mail-Client mit, der

• dir zu jeder E-Mail sagt wo sie hingehört und legt sie zur jeweiligen Aufgabe, dem Absender und zum Objekt bzw. Projekt ab

• anhängende Dokumente gleich in die Dokumentenverwaltung übernimmt und sich merkt mit welchem E-Mail sie gekommen sind
• mit moderner Oberfläche daherkommt
• eine Volltext-Recherche anbietet
• zum Schutz die Vorschau ausblenden kann und unbekannte Absender markiert
• mehrfach eingegangene E-Mails nur einmal ablegt (platzsparend)
• unterwegs erzeugte E-Mails auch zuordnet, für eine lückenlose Dokumentation
• aus einem E-Mail automatisch einen Vorgang erzeugen kann
• bei interner Weiterleitung den ursprünglichen Absender beibehält

• private E-Mails an eine private E-Mail-Adresse weiterleitet

Das Datengrab Outlook verliert damit seinen Schrecken. Übrigens – die E-Mails deines Kollegen zu einem Projekt hast Du auch ganz schnell im Zugriff.

Mit OfficeWare legst du einfach den Papierstapel in den Scanner und ab damit. Absender, Objekt, Sachbearbeiter, oder auch einen bestehenden Vorgang – das wird alles automatisch zugeordnet. … und wieder ist ein Teil der nervigen Arbeit verschwunden.

Am liebsten hätte man unterwegs das ganze Büro dabei, aber in Wirklichkeit brauche ich ja nur das Nötigste. OfficeWare mobile hat nur die dafür notwendigen Funktionen und zeigt mir vorrangig alle meine wichtigen Aufgaben und Dokumente. Ich habe auch Zugriff auf meine und die Termine des Kollegen/Mitarbeiters, um vielleicht wichtige ergänzende Informationen in Echtzeit ins Büro zu geben.

Die benötigten (d.h. gekennzeichneten) Adressen überträgt mir OfficeWare automatisch auf mein Smartphone bzw. Tablet.

Das gut organisierte Büro erkennt man an der
internen und externen Kommunikation. Ein
transparentes Zusammenarbeiten sollte aber nicht
durch eine E-Mail-Flut gelöst sein.

OfficeWare bietet hier für die interne Kommunikation entsprechende Workflow-Funktionen an, die einen Vorgang wandern lassen, inkl. Forums- und Kenntnisnahme-Funktionen.

Für die externe Kommunikation kommt man natürlich um E-Mail nicht drum rum, aber bequemer geht’s mit dem OfficeWare InfoRAUM.

Wer kennt das nicht: Ein Kollege fällt überraschend
aus und jemand muss seinen Termin übernehmen.
Trotz mangelnder Vorbereitung möchte man
natürlich kompetent auftreten und dabei ein gutes
Gefühl haben:

• Mit einem Klick auf den Termin hat man Zugriff auf alle erforderlichen Notizen, Dokumente und E-Mails – auch von unterwegs
• sofort hat man Zugriff auf die Kommunikationskanäle der Beteiligten
• … und später sind über die Dokumentation im Vorgang wieder alle informiert

Digitalisierung heißt zwangsläufig, dass alle Daten auch (oder nur) digital vorhanden sind. Geht man nun davon aus, dass der Verwalter ohnehin die meisten Daten zu einem Objekt bei sich hat, könnte er doch diesen Datenverwaltungs-Service den Eigentümern anbieten, inkl. einem Online- Zugriff für den Eigentümer.

Ein Nebeneffekt wäre, dass die Daten bei Bedarf (z.B. bei einem Verwalterwechsel) auf Knopfdruck übergeben werden könnten.

Voraussetzung dafür ist, dass die Daten „Einheiten-bezogen“ abgelegt sind. Bei OfficeWare ist das so.

Pro Eigentümer, pro Einheit, pro Monat lassen sich zusätzlich Kleinstbeträge von den Eigentümern erlösen – aber die Masse machts.

Natürlich ist der erste Gedanke beim Thema
Managementsystem meistens „… bitte nicht noch
eine Software, die dann nicht akzeptiert wird“. Aber
eine Organisationslösung funktioniert nur, wenn
auch alle, die Daten brauchen, bzw. erzeugen,
damit arbeiten.

Eine gewisse Umstellung ist natürlich nötig, denn wenn sich nichts ändern würde, dann bräuchte man es ja nicht. Aber keine Angst. Das OfficeWare Beratungs- und Support-Team steht hier zur Seite:

• Schon bei der Beratung wird Klartext gesprochen: Ist es sinnvoll OfficeWare einzuführen und welche der vorhanden Produkte sollte man nicht austauschen? Gibt es eine Schnittstelle zum vorhandenen Abrechnungssystem?
• Vor der Installation wird ein kurzer Workshop durchgeführt, um die vorhandene Hardware und die vorhandenen Daten, wie Adressen, E-Mails, Dokumente und Vorlagen zu analysieren
• Das Support-Team übernimmt die Installation (Einbindung in die bestehende Landschaft wie M365, Outlook, Teams)
• Einrichtung der Schnittstelle zum kaufmännischen System und Test der Datenübernahme.
• Entwicklung der ersten Vorlagen
• Zur Schulung stehen eine Reihe von Schulungsvideos zur Verfügung

Ziel: es muss Spaß machen mit OfficeWare zu arbeiten

Das Motto von OfficeWare ist „mit wenigen
Mitteln viel erreichen“. Um OfficeWare deshalb
nicht unnötig aufzublähen, wurde für bestimmte
Funktionen „das Rad nicht neu erfunden“, sondern
man hat hier fertige professionelle Lösungen über
eine Schnittstelle angebunden. Zumal dies in der
Regel Funktionen sind, die nicht jeder braucht:

• Casavi als Kommunikations- und Infoportal. OfficeWare generiert aus den über die Plattform eingehenden Meldungen automatisch Vorgänge, die dem zuständigen Sachbearbeiter vorgelegt werden
• Ist bereits eine Archivierungslösung für Dokumente vorhanden, gibt es auch dazu Schnittstellen, z.B. zu DocuWare