Was ist OfficeWare OBJEKT?
OfficeWare OBJEKT ist ein objektorientiertes, aufgabenbezogenes Dokumenten-Managementsystem mit Projekt- und Workflow-Funktionalität.
Das Ziel mit OfficeWare OBJEKT ist, Aufgaben effektiver zu erledigen, eine automatische Ablage und das schnelle Finden von Dokumenten und Informationen. Dies wird erreicht durch eine branchenspezifische Vorkonfiguration, die automatisch eine einheitliche Struktur entstehen lässt, aber trotzdem jedem User noch genügend Freiraum ermöglicht.
Mit OfficeWare OBJEKT haben Sie alles im Blick.
OfficeWare OBJEKT – die Highlights
- Modernes, leicht zu bedienendes Managementsystem für die Objektverwaltung mit Schnittstellen zu Abrechnungssystemen
- Einzigartiges Aufgaben- und Vorgangsmanagement mit ToDo-Listen, Wiedervorlage und Zeiterfassung
- Integrierte Telefonanbindung
- Automatische, intelligente Zuordnungs- und Ablagefunktionen
- Umfangreiches Dokumentenmanagement mit integriertem E-Mail-Client
- Vielfältige Suchfunktionen, wie: alles zum Objekt, alles zu einer Adresse/Person, alles was zusammen gehört
- Teamfunktionalität
- Projektverwaltung
OfficeWare OBJEKT – der Management-Bereich
OfficeWare OBJEKT ist modular aufgebaut und kann je nach Anforderung individuell zusammengestellt werden. Die wichtigsten Funktionen sind:
Schnittstelle zu Abrechnungssystemen, Adressverwaltung, Terminmanager, Aufgaben- und Vorgangsmanagement, Teamorganisation, CRM-Funktionen, intelligente Recherche
Automatische, einheitliche Dokumentenablage, Dokumentenimport- und Zuordnungsfunktionen, Aufruf von Fremdprogrammen wie die MS-Office-Produkte, Übergabe der Adressen an Word, strukturierter Dokumentenexport mit Übersicht, dauerhafte Verknüpfung zwischen den Dokumenten und den zugehörigen E-Mails
E-Mail-Client POP3/SMTP, automatisierte Zuordnung der E-Mails, Volltext-Recherche im E-Mail-Text, automatisierte Übernahme der Anhänge ins DMS, platzsparende Ablage
Objektmanagement, intelligente Prozess-Checklisten, Projektverwaltung, Zeitaufwandserfassung mit Auswertungen
PDF-Generierung, PaperManager, Security mit DSGVO-Funktionalität, Telefonanbindung, mobile Kommunikation, Exchange-Connector, Administration, Netzwerkhandling, Datenbanksicherung …
… und demnächst sind die wichtigsten Daten auch am Handy verfügbar
Schnittstelle zum kaufmännischen System
Um Daten nicht doppelt pflegen zu müssen, werden aus dem Abrechnungssystem automatisiert die Stammdaten geholt, als auch die Objekte mit ihren Einheiten, Mietern, Eigentümern, Beiräten, Hausmeistern und Handwerkern automatisch in OfficeWare angelegt.
Schnittstelle zur Serviceplattform
In Anbetracht der fortschreitenden Digitalisierung ist die Verwendung einer Serviceplattform immer wichtiger. OfficeWare bietet hierzu eine direkte Schnittstelle zur Kommunikations und Produktivitäts-Plattform von casavi.
Casavi ermöglicht Wohnungsunternehmen und Verwaltungen ihre Kommunikations- und Servicevorgänge im Immobilienumfeld nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch kundenfreundlicher zu gestalten. OfficeWare generiert aus den über die Plattform eingehenden Meldungen automatisch Vorgänge, die dem zuständigen Sachbearbeiter vorgelegt werden. Gekennzeichnete Dokumente werden automatisiert in das casavi-Portal gestellt.
Zeiterfassung mit OfficeWare OBJEKT
Als Zusatzfunktion innerhalb des Vorgangsmanagements steht auch eine Zeiterfassung zur Verfügung.
Nach jeder erledigten Aufgabe besteht die Möglichkeit die angefallene Zeit zu buchen. Man kann das System auch so konfigurieren, dass nach jeder Aufgabe automatisch in den Zeiterfassungsmodus gesprungen wird, somit wird nichts vergessen. Mit wenigen Klicks ist die relevante Zeit mit den erforderlichen Informationen gebucht und kann jederzeit ausgewertet werden. Die Auswertungen können auf den Vorgang, auf das gesamte Objekt oder auf ein Projekt bezogen sein. Die Ausgabe erfolgt direkt in Excel zum Ausdruck oder zur weiteren Bearbeitung. Die Anwendung dieser Zeiterfassung dient einerseits zur professionelleren Abrechnung von Zusatzleistungen, andererseits ist damit auch eine Art Objekt-Ranking möglich, um festzustellen welche Objekte sich am meisten lohnen.
