Was ist OfficeWare PROJEKT?
OfficeWare PROJEKT ist ein projektorientiertes, aufgabenbezogenes Dokumenten-Managementsystem mit Workflow-Funktionalität.
Das Ziel mit OfficeWare PROJEKT ist, Aufgaben effektiver zu erledigen, eine automatische Ablage und das schnelle Finden von Dokumenten und Informationen. Dies wird erreicht durch eine branchenspezifische Vorkonfiguration, die automatisch eine einheitliche Struktur entstehen lässt, aber trotzdem jedem User noch genügend Freiraum ermöglicht.
Mit OfficeWare PROJEKT haben Sie alles im Blick.
OfficeWare PROJEKT – die Highlights
- Modernes, leicht zu bedienendes Projekt-Managementsystem
- Einzigartiges Aufgaben- und Vorgangsmanagement mit ToDo-Listen und Wiedervorlage
- Integrierte Telefonanbindung
- Automatische, intelligente Zuordnungs- und Ablagefunktionen
- Umfangreiches Dokumentenmanagement mit integriertem E-Mail-Client
- Vielfältige Suchfunktionen, wie: alles zum Projekt, alles zu einer Adresse/Person, alles was zusammen gehört
- Teamfunktionalität
- Integrierbares Projekt-Controlling
- Vorbereitet für Building Information Modeling (BIM)*
OfficeWare PROJEKT – der Management-Bereich
OfficeWare PROJEKT ist modular aufgebaut und kann je nach Anforderung individuell zusammengestellt werden. Die wichtigsten Funktionen sind:
Adressverwaltung, Terminmanager, Aufgaben- und Vorgangsmanagement, Teamorganisation, CRM-Funktionen, intelligente Recherche
Automatische, einheitliche Dokumentenablage, Dokumentenimport- und Zuordnungsfunktionen, Aufruf von Fremdprogrammen wie die MS-Office-Produkte, Übergabe der Adressen an Word, strukturierter Dokumentenexport mit Übersicht, dauerhafte Verknüpfung zwischen den Dokumenten und den zugehörigen E-Mails
E-Mail-Client POP3/SMTP, automatisierte Zuordnung der E-Mails, Volltext-Recherche im E-Mail-Text, automatisierte Übernahme der Anhänge ins DMS, platzsparende Ablage
Zeit- und Kostenerfassung mit umfangreichen Auswertungen, Akquisitionsmanagement …
… und demnächst sind die wichtigsten Daten auch am Handy verfügbar
Controlling mit OfficeWare PROJEKT
Das Controlling betrifft zwei Themen: die Zeit- und Kostenerfassung und die umfangreichen Auswertungen
Die Auswertungen gliedern sich in Gesamtauswertungen (über alle Projekte) und in Auswertungen für ein einzelnes Projekt. Und dies jeweils aufgeschlüsselt in monetäre Auswertungen und Leistungsnachweise.
Für alle Auswertungen steht auch eine Druckversion zur Verfügung, bzw. können per Knopfdruck nach Excel übertragen werden. Optional besteht auch die Möglichkeit die Auswertungsdaten in andere Systeme zu übertragen (z.B. DATEV).
Building Information Modelling
Das Thema BIM wird zukünftig auch für die Managementsysteme ein wichtiger Faktor sein
OfficeWare hat hier bereits verschiedene Anschlussmöglichkeiten, bzw. Schnittstellen geschaffen, um Vorgänge und Dokumente mit dem entsprechenden Modell bzw. Bauteilen verbinden zu können.
Somit ist OfficeWare auch das Aufgaben- und Dokumenten-Management für BIM.
Kosten/Nutzen und Amortisation
Bei der Anwendung des Managementsystems OfficeWare Projekt geht es im Wesentlichen um einen schnellen Überblick, Hilfe bei der täglichen Arbeit, um eine möglichst automatisierte Ablage und um das Wiederfinden verschiedenster Daten.
Bei der heutigen Datenflut ist meistens das schnelle FINDEN der wichtigste Aspekt. Eine Reihe von intelligenten Funktionen und Automatismen machen dies möglich. Grundsätzlich kann man die Nutzen-Argumente auf die Begriffe Zeitersparnis, Sicherheit und Qualität aufteilen. Wobei der monetäre Nutzen einerseits direkt messbar (z.B. in Form von Zeitersparnis), aber andererseits schwer oder nur indirekt messbar ist (z.B. in Form von mehr Qualität), natürlich auch abhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung.
Geht man bei den einmaligen Anschaffungskosten für ein 25-User-Büro von netto ca. 20.000 Euro (bei einer guten Modulausstattung, inkl. Dienstleistung) und laufenden Kosten von netto ca. 12 Euro pro User und Monat aus, so reicht eine durchschnittliche Zeitersparnis von unter 10 Minuten pro Tag, um eine Amortisation innerhalb eines Jahres zu erreichen. Die tatsächliche Zeitersparnis liegt nach Aussage unserer Kunden aber bei über einer Stunde pro Tag.
Bei einem 5-User-Büro wären die einmaligen Anschaffungskosten netto ca. 6.000 Euro und die laufenden Kosten bei netto ca. 15 Euro pro User und Monat.
Es steht auch eine Miet-Variante zur Verfügung, wobei die monatliche Netto-Miete pro User und Monat bei ca. 30 Euro liegt.
Schnittstelle zum Baustellencontrolling
PROBIS Expert ist die Projektcontrolling-Software der emproc SYS für effektives Kosten- und Projektcontrolling.
Digitale Prozesse von komplexen Immobilienprojekten können dank PROBIS Expert mit dem Multiprojekt-Controllingtool individuell gesteuert und zuverlässig überwacht werden.
