OfficeWare Projekt

OfficeWare liefert das, was die
Unternehmensleitung braucht:

• einen Überblick über alle laufenden Arbeiten
• vielfältige Auswertungen
• möglichst das gesamte Firmenwissen zentral an einer Stelle zu haben
• bei einem Mitarbeiterwechsel darf nichts verloren gehen

OfficeWare bietet das, was der
Sachbearbeiter möchte:

• ein modernes und intuitiv bedienbares System
• Hilfen bei der täglichen Projektarbeit
• kein Mehraufwand, sondern Zeiteinsparung
• der Idealfall:
• ich bearbeite etwas in OfficeWare
• und muss nichts extra in eine Liste eintragen
• muss es nicht extra anderen mitteilen
• muss nichts extra dokumentieren
• muss mich nicht um die Ablage kümmern
• und trotzdem ist dies alles erledigt

… auch bei tausenden Mails in einem Projekt

Die ersten OfficeWare-Kunden bearbeiten heute mehrere Millionen Dokumente, E-Mails und Vorgänge. Aber aufgrund des einzigartigen Datenmodells von OfficeWare, liegen die Suchzeiten auch bei den großen Datenmengen nur im Sekundenbereich. Die drei wichtigsten Suchfunktionen sind:

• zeige mir alles zu einem Projekt (Daten, Dokumente, E-Mails, Informationen)
• zeige mir alles zu einer Adresse bzw. zu einer Person
• zeige mir alles zu einer Aufgabe

In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B.ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir auch sofort alles angezeigt, was dazu gehört.

Und noch ein beruhigendes Gefühl: Im Notfall würde man auch alle Dokumente und E-Mails ohne OfficeWare finden, und zwar in einer projektorientierten Explorer-Struktur. Damit macht OfficeWare nicht „abhängig“.

Die eigentlichen Aufgaben im Architektur- und
Ingenieurbüro sind doch Planen, Konstruieren,
Berechnen, Auswerten, Prüfen, Bauleitung, usw.
Da bleibt wenig Zeit für die Organisation.

Durch die vielen Automatismen und vor allem durch die enorme Zeiteinsparung beim Suchen, bleibt dank OfficeWare mehr Zeit für die wesentlichen Dinge. 
Somit eine sehr gute Basis für ein Firmenwachstum.

Früher hat man gerne mal ein Softwaresystem
gekauft, das man selber konfigurieren und für seine
Zwecke anpassen konnte. Heute fehlt dazu die
Zeit und meistens auch die Lust. Warum sollte man
sich die Arbeit machen, wenn man es auch fertig
bekommt?

Oft sind es nur Begrifflichkeiten, die man für seine Branche braucht, wie Planarten, Leistungsphasen, Gewerke, Honorarberechnung, Abschlagszahlung, usw.

Oder es sind gleich fertige Module, die man dazubuchen möchte, wie Bautagebuch, Protokollmanager, Zeit- und Kostenerfassung, oder speziell für Prüfingenieure ein Prüfverzeichnis und ein webbasierter Prüflauf.

Das OfficeWare-Team hat die langjährige Erfahrung mit Architekten und Ingenieuren ins System gebracht. Somit ist OfficeWare professionell vorkonfiguriert, lässt aber jedem User genügend Spielraum für spezielle Anpassungen.

Man mag auch nichts umsonst machen und auch
nichts dokumentieren (letzteres zumindest nur für
das Nötigste).

• Ein leidiges Beispiel dafür ist das Pflegen von Listen, z.B. Planlisten. Im Zeitalter der Digitalisierung soll das gefälligst automatisch gehen.

• Ein brandneues Feature in OfficeWare ist der InfoRAUM. In dieses „Portal“ können Teile aus der Vorgangs-Dokumentation und beliebige Dokumente eingeschoben werden. Man gewährt dann Externen einen geschützten Zugriff darauf. So spart man sich viel Kommunikations- und Informationsarbeit. Eingestellte Dokumente werden bei Änderungen automatisch aktualisiert. Auch das Problem mit begrenzten Datenmengen für den E-Mail-Anhang wird damit elegant umgangen.

• Doppelarbeit entsteht häufig auch dadurch, dass bei neuen Projekten dem Bearbeiter (weil er vielleicht neu im Büro ist) nicht bekannt ist, dass bereits ähnliche Projekte existieren, oder dass es sogar an dem Baustellenort schon ein Projekt gab, auf dessen Bodengutachten man zurückgreifen könnte. OfficeWare stellt dafür einfach die Projekte in einer Karte dar.

Aber nicht mit OfficeWare:

• Durch die automatische Ablage liegen alle Daten am richtigen Platz und für jeden wieder leicht auffindbar
• Intelligente Vorlagen, die sich automatisch ausfüllen, sparen nicht nur Zeit, sondern verhindern auch manche Peinlichkeit, wie „falsche Anreden“
• Die Wiedervorlage sorgt dafür, dass nichts vergessen wird
• Wenn man mal nicht weiter weiß, dann helfen Checklisten und Master-Projekte mit vordefinierten Aufgaben

… und viele andere Dokumente, die nicht in
OfficeWare erstellt werden. Aber OfficeWare
übernimmt die sichere Verwaltung dafür.

Das OfficeWare Planmanagement sorgt mit einem ausgeklügeltem Planschlüssel-System für eine verlässliche Versionsverwaltung und unterstützt dich mit automatisierten Nachweisen und Planlisten:

• für Papierpläne – die nötigen Lieferscheine
• für die Pläne, die per E-Mail verschickt wurden – die Versand- und Empfangsnachweise
• für die „hochgeladenen“ Pläne – die Nachweise, wer wann was hoch- oder heruntergeladen hat

• Durch die vielen Verknüpfungen und der mehrfachen Zuordnung der Daten findet man alles was zusammengehört auch immer zusammen, z.B. welche Notiz oder welches E-Mail gehört zu welchem Dokument.
• Die sehr umfangreiche zentrale Adressverwaltung sorgt für Ordnung im Adressbestand
• In der klassischen Explorer-Ablage findet man immer nur einen Datensatz (z.B. ein Dokument). Wenn ich in OfficeWare eins gefunden habe, dann wird mir sofort alles was dazu gehört angezeigt.
• … „find ich eins – find ich alle“

Jeder kennt die Vorgabe, dass alle geschäftsrelevanten Daten nicht verändert werden dürfen und einem Geschäftsprozess zuzuordnen sind. Das Vorgangsmanagement macht dies automatisch, denn: ein Vorgang ist zugleich der Geschäftsprozess, inkl. der nötigen Security.

Fehler auf der Baustelle sind oft den nicht aktuellen Plänen geschuldet. Jetzt geht es darum nachzuweisen, wann die richtige Version verschickt oder hochgeladen wurde. OfficeWare liefert diese Planlisten und Nachweise auf Knopfdruck – denn das OfficeWare-Planmanagement protokolliert dies automatisch.

Mit OfficeWare eher Segen. OfficeWare vermeidet Medienbrüche und Parallelstrukturen. Deshalb liefert OfficeWare einen eigenen intelligenten E-Mail-Client mit, der

• dir zu jeder E-Mail sagt wo sie hingehört und legt sie zur jeweiligen Aufgabe, dem Absender und dem Projekt ab

• anhängende Dokumente gleich in die Dokumentenverwaltung übernimmt und sich merkt mit welchem E-Mail sie gekommen sind
• mit moderner Oberfläche daherkommt
• eine Volltext-Recherche anbietet
• zum Schutz die Vorschau ausblenden kann und unbekannte Absender markiert
• mehrfach eingegangene E-Mails nur einmal ablegt (platzsparend)
• unterwegs erzeugte E-Mails auch zuordnet, für eine lückenlose Dokumentation
• aus einem E-Mail automatisch einen Vorgang erzeugen kann
• bei interner Weiterleitung den ursprünglichen Absender beibehält

• private E-Mails an eine private E-Mail-Adresse weiterleitet

Das Datengrab Outlook verliert damit seinen Schrecken. Übrigens – die E-Mails deines Kollegen zu einem Projekt hast Du auch ganz schnell im Zugriff.

Am liebsten hätte man unterwegs das ganze Büro dabei, aber in Wirklichkeit brauche ich ja nur das Nötigste. OfficeWare mobile hat nur die dafür notwendigen Funktionen und zeigt mir vorrangig alle meine wichtigen Aufgaben, Dokumente und Pläne. Ich habe auch Zugriff auf meine Termine und die Termine der Kollegen/Mitarbeiter, um vielleicht wichtige ergänzende Informationen in Echtzeit ins Büro zu geben.

Die benötigten (d.h. gekennzeichneten) Adressen überträgt mir OfficeWare automatisch auf mein Smartphone bzw. Tablet.

Das gut organisierte Büro erkennt man an der
internen und externen Kommunikation. Ein
transparentes Zusammenarbeiten sollte aber nicht
durch eine E-Mail-Flut gelöst sein.

OfficeWare bietet hier für die interne Kommunikation entsprechende Workflow-Funktionen an, die einen Vorgang wandern lassen, inkl. Forums- und Kenntnisnahme-Funktionen.

Für die externe Kommunikation kommt man natürlich um E-Mail nicht drum rum, aber bequemer geht’s mit dem OfficeWare InfoRAUM.

Wer kennt das nicht: Ein Kollege fällt überraschend
aus und jemand muss seinen Termin übernehmen.
Trotz mangelnder Vorbereitung möchte man
natürlich kompetent auftreten und dabei ein gutes
Gefühl haben:

• Mit einem Klick auf den Termin hat man Zugriff auf alle erforderlichen Notizen, Dokumente und E-Mails – auch von unterwegs
• sofort hat man Zugriff auf die Kommunikationskanäle der Beteiligten
• … und später sind über die Dokumentation im Vorgang wieder alle informiert

Die zentrale Adressdatenbank mit allen Ansprechpartnern, Telefonnummern und E-Mail-Adressen steht dir in allen Projekten und Funktionen zur Verfügung. Eine eingehende E-Mail wird automatisch mit der zentralen Adresse verbunden.

• Auf einen Klick hast du die Telefonnummer, auch wenn mal wieder keine Signatur in der E-Mail enthalten ist.
• Mit einem weiteren Klick sind die Daten dann auf deinem Handy.
  
• Ändert oder ergänzt dein Kollege die Daten, dann landet das natürlich auch automatisch auf deinem Handy

Mühselige Datensammlung in eigenen Outlook-Kontakten war gestern, in OfficeWare gibt es heute zentrale Automatismen mit automatischer Verfügbarkeit aller Kontaktdaten.

Um eine deutliche Arbeitserleichterung zu erreichen, und um Fehlerquellen effektiv zu vermeiden, sind einfach definierbare Automatismen unabdingbar.

Der interessanteste Nutzen dabei ist, dass auch bei Personalmangel oder Personalwechsel nichts vergessen wird.
OfficeWare verfügt hierzu über drei Mechanismen:

• automatische Vorgangsgenerierung bei wiederkehrenden Terminen
• automatische Vorgangsgenerierung ausgelöst durch einen "Checklisten-Punkt"
• automatische Vorgangsgenerierung durch eine Kommunikation mit anderen Software-Systemen, z.B. mit einem Info-Portal

Der Weg des Geldes geht vom ersten Kontakt, über die ersten Verhandlungen, zum Angebot, zum Auftrag, zur Durchführung (mit Nachträgen!), zur Rechnung und endet bei der Kontrolle, ob das Geld auf dem Konto angekommen ist. Daneben braucht man noch verschiedene Auswertungen zur Nachkontrolle und als Erfahrungsschatz für die nächsten Projekte.

OfficeWare unterstützt hier den gesamten Workflow.

Sollte für die Angebots-/Rechnungstellung und für die Zeit- und Kostenerfassung schon ein Produkt vorhanden sein, ist es meist sinnvoll dieses vorerst so zu belassen. Der Management-Bereich von OfficeWare hat genügend Funktionalität um trotzdem insgesamt rationeller zu arbeiten.

Natürlich ist der erste Gedanke beim Thema
Managementsystem meistens „… bitte nicht noch
eine Software, die dann nicht akzeptiert wird“. Aber
eine Organisationslösung funktioniert nur, wenn
auch alle, die Daten brauchen, bzw. erzeugen,
damit arbeiten.

Eine gewisse Umstellung ist natürlich nötig, denn wenn sich nichts ändern würde, dann bräuchte man es ja nicht. Aber keine Angst. Das OfficeWare Beratungs- und Support-Team steht hier zur Seite:

• Schon bei der Beratung wird Klartext gesprochen: Ist es sinnvoll OfficeWare einzuführen und welche der vorhanden Produkte sollte man nicht austauschen
• Vor der Installation wird ein kurzer Workshop durchgeführt, um die vorhandene Hardware und die vorhandenen Daten, wie Adressen, E-Mails, Dokumente und Vorlagen zu analysieren
• Das Support-Team übernimmt die Installation (inkl. Einbindung in die bestehende Landschaft wie M365, Outlook, Teams)
• Vorhandene Daten werden soweit als möglich (und sinnvoll) ins System übernommen und die ersten Vorlagen entwickelt
• Zur Schulung stehen eine Reihe von Schulungsvideos zur Verfügung

Ziel: es muss Spaß machen mit OfficeWare zu arbeiten

Das Motto von OfficeWare ist „mit wenigen
Mitteln viel erreichen“. Um OfficeWare deshalb
nicht unnötig aufzublähen, wurde für bestimmte
Funktionen „das Rad nicht neu erfunden“, sondern
man hat hier fertige professionelle Lösungen über
eine Schnittstelle angebunden. Zumal dies in der
Regel Funktionen sind, die nicht jeder braucht:

• Für ein ausgeklügeltes Ressourcen-Management steht eine Schnittstelle zu Saprima zur Verfügung
• Ist bereits eine Archivierungslösung für Dokumente vorhanden, gibt es auch dazu Schnittstellen, z.B. zu DocuWare

Die neue Philosophie von OfficeWare war auch der Auslöser für die Teilnahme am D.E.T.BAU-Projekt, wo Systeme mit einzigartiger Technologie zusammengeführt wurden. Die ersten Schritte sind hier gemacht und im Rahmen eines 300-Mio-Live-Projektes schon im Einsatz.

Des Weiteren hat OWIS die Entwicklungsaufgaben für ein Förderprojekt übernommen, bei dem aus einem digitalen Gebäude-Modell LV‘s erzeugt und überwacht werden. Dieses Projekt wird im April 2022 als Prototyp abgeschlossen und geht anschließend in die Verwertung.

So leistet OfficeWare auch in Zukunft seinen Beitrag für eine nachhaltige Digitalisierung im Bauwesen.

www.detbau.com