
Jeder wird glücklich … nicht nur der Chef
Denn OfficeWare liefert das, was die Unternehmensleitung braucht, und was der Sachbearbeiter möchte:
Um was geht es eigentlich?
Erstens – immer ums Geld
Zweitens: Überblick über alle Aufgaben, Dokumente und E-Mails zu einem Projekt – teamübergreifend mit intelligenter Security
Drittens und konkret: Was wurde zu welchem Fall, zu welcher Aufgabe, zu welchem Protokollpunkt, zu welchem Ticket vereinbart, was gibt es an Daten dazu (Notizen, Dokumente, Pläne, E-Mails, Fotos) und wer hat das wann und wie erledigt!
… natürlich braucht es dazu eine automatische Ablage mit Wiedervorlage, und alles muss man sofort parat haben!
Und was ist nun der Mehrwert zur „Explorer-Outlook-Teams-Organisation“?
… das professionelle „Monitoring“ auf Aufgaben-Ebene.
Denn mit OfficeWare hat jeder, anhand entsprechender Berechtigungen, mit „einem Klick“ Zugriff auf Aufgaben von Kolleginnen und Kollegen, die gerade nicht (oder nicht mehr) greifbar sind.
So bleibt nichts liegen und das bedeutet Qualität


E-Mail-Management …
Fluch oder Segen
Mit OfficeWare eher Segen
OfficeWare vermeidet Medienbrüche und Parallelstrukturen. Deshalb liefert OfficeWare, trotz Outlook-Schnittstelle, einen eigenen intelligenten E-Mail-Client mit, der u.a.
- dir zu jeder E-Mail sagt wo sie hingehört und legt sie zur jeweiligen Aufgabe, dem Absender und dem Projekt ab
- anhängende Dokumente gleich in die Dokumentenverwaltung übernimmt und sich merkt mit welchem E-Mail sie gekommen sind
- eine Volltext-Recherche anbietet • mehrfach eingegangene E-Mails nur einmal ablegt (das spart sehr viel Speicherplatz)
- unterwegs erzeugte E-Mails auch zuordnet, für eine lückenlose Dokumentation
- bei interner Weiterleitung den ursprünglichen Absender beibehält
Das Datengrab Outlook verliert damit seinen Schrecken. Übrigens – die E-Mails deines Kollegen zu einem Projekt hast Du auch ganz schnell im Zugriff.


Automatische Ablage …
und trotzdem eine gewohnte Explorer-Struktur
Da darf man OfficeWare ruhig mal blind vertrauen
Die automatische Ablage und das schnelle Finden sind ein elementarer Faktor für die Effektivitätssteigerung, zumal eine gut strukturierte Ablage für eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge zwingend erforderlich ist.
Typische „Fehlerquellen“ bei der Ablage werden mit OfficeWare vermieden:
- Ablage an unterschiedlichen Orten – mal hier, mal dort …
- Doppelablage durch verschiedene Bearbeiter
- gar keine Ablage – man verlässt sich auf den anderen …
- unterschiedliche, uneinheitliche Dateibezeichnungen
- aktuelle Dokumente gehen in der Menge veralteter Stände unter
- die Ordnerstruktur weitet sich immer mehr aus und der Überblick geht verloren


Und wenn gestritten wird, dann ist derjenige „König“, …
der am schnellstens eine lückenlose Dokumentation vorlegt
Jeder kennt die Vorgabe, dass alle geschäftsrelevanten Daten nicht verändert werden dürfen und einem Geschäftsprozess zuzuordnen sind. Mit OfficeWare schlagen Sie hier automatisch „zwei Fliegen mit einer Klappe“, inkl. der nötigen Security.
Und wenn es drauf ankommt, hat man alles sofort parat, egal ob die Daten gestern oder vor 10 Jahren erzeugt bzw. abgelegt wurden.


Für alle Wissbegierigen, Geduldigen und diejenigen, …
die keine Angst vor Komplexität haben
Um das gesteckte Ziel mit OfficeWare zu erreichen, ist es nicht mit ein paar Funktionen getan
Hier erfahren Sie mehr über den
Nutzen aller OfficeWare Module


Wir reden auch mit Bananen …
Langjährige Erfahrung hilft uns auch bei „schwierigem“ Datenaustausch
Das Motto von OfficeWare ist „mit wenigen Mitteln viel erreichen“. Um OfficeWare nicht unnötig aufzublähen, wurde für bestimmte Funktionen „das Rad nicht neu erfunden“, sondern man hat hier fertige professionelle Lösungen über eine Schnittstelle angebunden. Zumal dies in der Regel Funktionen sind, die nicht jeder braucht.
Hier erfahren Sie mehr zu bereits
realisierten Schnittstellen


Intuitive, einfache Bedienung, …
ein Widerspruch bei komplexen Systemen
Trotzdem lässt sich OfficeWare schnell einführen. Wie geht das?
Ganz einfach: Durch eine umfangreiche Vorkonfiguration und einer strukturierten Einführung, die wie folgt abläuft:
- nach der Beauftragung werden die technischen Details nochmal geprüft und besprochen
- parallel erfolgt eine Abfrage, welche Unterlagen Sie uns zur Vorkonfiguration zur Verfügung stellen möchten (Adressdateien, Brief-Vorlagen, Prozessbeschreibungen, Aufgabenbeschreibungen, Checklisten)
- dann werden Ihre Prozess- und Aufgabenbeschreibungen inkl. Checklisten so weit als möglich eingearbeitet. Für den Fall, dass Sie dazu nichts liefern können, verwenden wir zunächst die Master aus unserem Fundus. Damit haben Sie eine perfekte Grundlage für eine automatische, aufgabenbezogene Ablage mit einer einheitlichen Struktur, wo jeder alles sofort wieder findet
- nach der Online-Installation, einem Funktionstest mit Praxisbeispiel und einer ersten Schulung mit umfangreichem Schulungsmaterial, heißt es: Viel Spaß mit OfficeWare
Und zusammen mit dem individuell erstelltem OfficeWare-QM-Handbuch ist die Einführung für die User kein Anlass die Flucht zu ergreifen, sondern ein Grund zu bleiben!
